Der Wissenspeicher der Stadt

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8848 Meter ist der Mount Everest hoch, 9000 Regalmeter umfasst der Bestand des Stadtarchivs. Ein Archivar ist kein Bergsteiger, aber in einem Punkt gleichen sich beide Professionen doch: Wer an die Gipfelspitze will, muss einen klaren Weg vor Augen haben, er braucht Orientierung. Archivare produzieren, wenn man so will, Karten, die durch ein Gebirge von Unterlagen und Akten führen: Diese Karten heißen Findbücher. Dort ist verzeichnet, in welchem der großen Rollschränke, sich wo welche Bestände finden.

Aber wer will hier überhaupt etwas finden? Klar, Forscher, die die Unterlagen für ihre wissenschaftlichen Arbeiten auswerten. Aber das Archiv steht nicht nur Experten offen - es ist für alle Bürger da. Dieser Aspekt ist Kai Rawe sehr wichtig. Der Leiter des Archivs nennt sein Haus auch gerne einen „Wissenspeicher“. „Wir haben in einer demokratischen Gesellschaft als Archiv eine wichtige Bedeutung“, betont er. Zum Beispiel, wenn Eigentumsfragen geklärt werden müssen: Dann kann jeder im Kataster nachschlagen. Auch alte Baupläne werden hier aufbewahrt. Auf sie wird bei Restaurierungen gerne zurückgegriffen, so war es auch beim Rathaus-Umbau. Und hier können die Bürger auch nachlesen, was die Politiker im Rat oder den Ausschüssen gesagt haben, auch dann, wenn die sich nicht mehr daran erinnern wollen. Denn die Protokolle der Ratssitzungen werden ebenfalls im Archiv aufbewahrt.

Dass Bedürfnis, Zeugnisse aus der Vergangenheit zu bewahren, ist aus Sicht von Kai Rawe urmenschlich. Immer wenn sich in der Menschheitsgeschichte neue Gemeinwesen gebildet haben, wurden schon bald danach Archive gegründet - und zwar aus ganz praktischen Gründen. „Schon in Mesopotamien wurden Steuerlisten in Ton gemeißelt.“ Einfach, um genau festzuschreiben, wer wie viel zu zahlen hatte. Ähnlich wie vor Tausenden von Jahren zwischen Euphrat und Tigris, so ist auch heute vor allem die Verwaltung ein wichtiger Impulsgeber für das Archivwesen. Nicht nur als Produzent von Unterlagen, sondern auch als Nutzer. Hier können auch noch nach Jahren oder Jahrzehnten die Unterlagen zu Verwaltungsvorgängen nachgeschlagen werden. „Das alles sorgt für Rechtssicherheit“, betont Rawe.

Wird aber wirklich alles aufbewahrt? Auch das Knöllchen, das Herr Meyer für falsches Parken bekommen hat? Hängt es gar von dem einzelnen Beamten ab, ob es archiviert wird oder nicht? Es gibt natürlich Richtlinien, ein Archiv ist schließlich auch eine Behörde. Sie werden von der Kommunalen Koordinierungsstelle für Verwaltungsvereinfachung in Köln erstellt. Für jeden Verwaltungsvorgangs-Typ gibt es dort eine Empfehlung, wie lange er aufbewahrt wird.

Zum Beispiel die Protokolle von Führerscheinprüfungen. Ist der Ordner voll, schaut der Beamte auf die Liste der Koordinierungsstelle und kann dort ablesen, wie lange die Akten aufbewahrt werden sollen. Dann müssen die Unterlagen ordentlich beschriftet werden, mit Aktenzeichen und Inhaltsangabe - „Wir nehmen keine Kartons, die man uns vor die Tür stellt“, so Rawe. Und die nächste Station heißt: Zwischenarchiv. Hier werden die Akten für die vorgeschriebene Zeit zwischengelagert. Bei Führerscheinprüfungen sind das vielleicht zehn Jahre. Bei Bauprojekten für die das Land Fördermittel gezahlt hat, wären eher drei Jahrzehnte wahrscheinlich, meint Rawe.

Erst wenn diese Fristen abgelaufen sind, beginnt die eigentliche Arbeit der Archivare. Denn nun müssen sie entscheiden, welche Dokumente denn so wertvoll sind, dass sie wirklich für die Ewigkeit aufbewahrt werden sollen. Zum Vergleich: Das Zwischenarchiv umfasst rund 7000 Regalmeter, das End-Archiv nur 2000. „Es hängt natürlich nicht an den persönlichen Interessen von uns, was archiviert wird und was nicht.“ Es geht um die Aussagekraft des Dokuments. Die hängt wiederum von der Fragestellung des Betrachters ab. Welche Fragen aber spätere Generationen stellen werden, wissen wir noch nicht. Klar, wichtige Projekte für die Stadtentwicklung, wie etwa Ruhrbania, werden natürlich dokumentiert. Aber unter Umständen kann eben auch ein Knöllchen eine interessante Quelle sein. Zum Beispiel, wenn man wissen will, wie zu Beginn des 21. Jahrhunderts der Staat bei Bußgeldverfahren mit Bürgern umgegangen ist. Es gilt also vorsichtig zu sein, beim Wegschmeißen. „Aber in solchen Fällen reichen einige Beispiele aus.“, so Rawe. Alle Knöllchen werden natürlich nicht für die Ewigkeit aufgehoben. Wäre es anders, würde auch bald die Höhe des Mount Everest überschritten.

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